Projektsteckbrief Franken Brunnen
Franken Brunnen gehört zu den größten Markenbrunnen Deutschlands. Das traditionsreiche
Familienunternehmen ist seit 1932 im Segment alkoholfreier Erfrischungsgetränke
tätig und füllt heute an sieben Standorten und mit 19 Marken
über 700 Millionen Liter pro Jahr ab. Konsumententrends wie wachsende
Produktvielfalt und immer kürzere Bestellzyklen führten auch bei Franken Brunnen
zu steigenden Anforderungen an die IT-gestützte Automatisierung und Flexibilisierung
interner und externer Prozesse, welche die bestehenden Individualsysteme
nicht mehr erfüllen konnten. Aus den isoliert unterstützten Abläufen
für Produktion, Lager, Logistik, Einkauf, Vertrieb und Finanzbuchhaltung konnte
im Rahmen eines Unternehmensprojektes mit Integra eine Gesamtlösung etabliert
werden, die heute auf Basis einer einheitlichen Datenhaltung für transparente
Informationen und medienbruchfreie systemgestützte Prozessketten sorgt.
Ein aktuelles Projekt soll die Abläufe des zentralen technischen Einkaufes optimieren,
der bisher mithilfe einer Fremdsoftware betrieben wurde. Nachdem das
Projektteam die verschiedenen Beschaffungsprozesse analysiert hatte, erfolgt
derzeit die Stammdatenübernahme von knapp 10.000 Artikeln. Ziel ist u. a., die
bestmögliche Balance zwischen minimierten Lagerhaltungskosten, z. B. für die
verschiedenen Elektromotoren der Produktionsanlagen, guten Preiskonditionen
und einer raschen Ersatzteillieferung im Falle eines Ausfalls zu gewinnen. Hierbei
unterstützen auch die neuen Lager-Apps, mit denen Anwender jederzeit eine
Abfrage der Bestände oder Bestellungen vornehmen können. Eine Materialentnahme
lässt sich damit direkt auf die Kostenstelle „Wasser“ verbuchen. Belegtransfer
und Buchung werden in den Finanzbuchhaltungs-Mandanten übertragen.
Falls ein Materialengpass droht, erhalten die Verantwortlichen eine Pushnachricht
– und das System generiert automatisch einen Bestellvorschlag, der
auch ideale Einkaufskonditionen berücksichtigt. Mit der Integration des technischen
Einkaufs meistert Franken Brunnen den nächsten Schritt auf dem Weg zur
GETRÄNKEINDUSTRIE 4/2021 · 17
digitalen Transformation des Unternehmens.
fehlung lautet in diesem Fall, eine Datenübernahme
zu machen, wenn diese
aufgrund der Komplexität der Quellsysteme
nicht aufwendig realisierbar ist. Für
den Live-Betrieb der unterschiedlichen
kaufmännischen Disziplinen gibt es keine
standardisierte
„ideale“ Reihenfolge.
Aufgrund
der Zyklizität,
die an
das Geschäftsjahr
gekoppelt
ist, startet die
PERSONAL
HYGIENE
ANLAGEN
Finanzbuchhaltung in der Regel zum Jahreswechsel.
Generell ist die Reihenfolge
der Umstellung von verschiedenen individuellen
Faktoren abhängig, zum Beispiel,
ob der Wechsel von einem abgegrenzten
Altsystem für die Lagerlogistik
oder die Excel-basierte Produktion nachrangig
erfolgen kann. Zu beachten ist jedoch,
dass die Lebensader des Betriebes
– Auslieferung und Rechnungsstellung
– funktionieren muss. Oftmals liegen
hier die Prioritäten beim Going-live.
Nicht nur während der Produktivsetzung
ter Prototyp für den abzubildenden Prozess,
der bereits in diesem Projektstadium
durch die firmenspezifischen Daten
und durch eine ergonomische Benutzerlogik
auf die individuellen Rollen zugeschnitten
ist. Es folgt eine Prüfung mit
Testbelegen und Formularen, ggf. eine
Nachjustierung, z. B. eine Anpassung der
Stammdaten, Schulungen und evtl. später
noch die Integration von Sonderfällen.
Die Vorteile dieser Methode liegen auf der
Hand: Erste Erfolge mit eigenen vertrauten
Artikel-, Kunden- oder Lieferantendaten
sind sehr rasch erkennbar, die Kommunikation
der Projektbeteiligten ist am
konkreten Beispiel ausgerichtet, nachvollziehbar
und zwingt auch zur Reflexion,
welchen Wert bestimmte Funktionen
und Systembestandteile haben. Dadurch
entsteht automatisch eine „Ökonomisierung“
im Projekt, denn man hinterfragt
stets am konkreten Fall das Verhältnis
von Aufwand und Kosten. Dazu kommt,
dass einzelne Teams auf diese Weise verschiedene
Arbeitspakete auch parallel
bearbeiten können, z. B. Produktion und
Versand oder Finanzbuchhaltung. Gerade
in der aktuellen Krisenzeit ermöglichen
professionelle Videokonferenz-Systeme
ein effektives, digitales Kommunizieren
in Echtzeit und vereinfachen auch
die Dokumentation. Insgesamt ist die Resonanz
auf Unternehmensseite sehr positiv,
denn Projektergebnisse werden so
schneller realisiert und durch die aktive
Beteiligung der Key- und End-User ist
die Akzeptanz für das neue System hoch.
Vom Prototyp zum Going-live
Nachdem der Prototyp inzwischen eine
sehr gute Qualität aufweist, letzte Anpassungen
und umfangreiche
Tests sowie die wichtigen
End-User-Schulungen
erfolgt sind und das
System sämtliche vereinbarten
Abläufe unterstützt,
steht der Praxiseinsatz
in der konkreten
Produktionsumgebung des Unternehmens
an. In der Regel ist der finale Prototyp
1-3 Monate vor dem Echtstart fertig
und es stellt sich die Frage, ob es direkt
vor der Produktivsetzung eine erneute
Datenübernahme geben soll oder der
bisherige Datenbestand des Prototyps
für die letzten Wochen von Hand parallel
eingepflegt wird, also neue Artikel, Konditionen,
Rohstoffe etc. Je nach Dynamik
der Veränderungen ist das Nachpflegen
über mehrere Wochen oft mühsam und
auch fehleranfällig. Die Orga-Soft-Emp-
Matthias Kehl
Geschäftsführer, Orga-Soft Organisation und Software
GmbH
www.orga-soft.de
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ANZEIGEN_Getränkeindustrie_RZ.indd 2 28.11.18 10:17
hat es sich bewährt, dass der IT-Dienstleister
den Livestart vor Ort eng überwacht
– auch in den ersten Tagen nach
der Umstellung gibt es erfahrungsgemäß
noch Unterstützungsbedarf, um den Projekterfolg
vollends abzusichern.
Fazit
Die digitale Transformation der Wirtschaft
zwingt Unternehmen, ihre Abläufe
zu automatisieren. Es ist eine Unternehmensaufgabe
und erfordert in der Regel
neue Technologien und ein umfassendes
Changemanagement.
Eine optimale
Lösung kann die Unterstützung durch externe
Branchenexperten sein. Sie begleiten
Unternehmen auf ihrem Weg zu mehr
Produktivität, Kosteneffizienz, -transparenz
und nicht zuletzt Kunden- bzw. Mitarbeiterzufriedenheit.
M
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