Ineffiziente, fehleranfällige
Prozesse
Die Digitalisierung war eines der ersten
Themen, um das sich Andreas Krotki
kümmerte, als er 2019 zum Unternehmen
stieß. Zuvor hatte er im Automotive
Umfeld gearbeitet und kannte die
Vorteile einer digitalen Personalakte
bereits aus erster Hand. Bei Warsteiner
liefen HR-Prozesse dagegen noch weitgehend
analog ab. Es gab Schränke mit
Aktenordnern, die Mitarbeiter durchsuchen
mussten, wenn sie eine Personalinformation
benötigten. Auf dem
Laufwerk tummelten sich viele Word-
Dokumente, die auf inkonsistenten
Vorlagen beruhten. Um zum Beispiel
einen Vertrag zu erstellen, nahmen
Mitarbeiter eine bestehende Vorlage,
passten diese an und speicherten sie
Andreas Krotki, HR Business
Partner bei der Warsteiner Brauerei
Haus Cramer
neu ab. Dadurch war schwer zu erkennen,
welche Vorlage eigentlich noch
dem korrekten Standard entsprach.
Bei den vielen Details wie Probezeit,
Dienstwagen, variable Vergütung oder
Kündigungsfristen konnten leicht Fehler
passieren. Dazu kam, dass es je nach
Brauerei unterschiedliche Verträge gab.
„Unsere Prozesse waren einfach sehr
ineffizient und fehleranfällig“, erinnert
sich Andreas Krotki. „Wir sind ja
nur ein kleines Team und haben neben
der Administration noch viele andere
Aufgaben.“
Auf der Suche nach einer
ganzheitlichen Lösung
Im ersten Schritt wollte Krotki eine
digitale Personalakte einführen und
mit dem Dokumentenchaos aufräumen.
Dabei hatte er aber bereits ein
größeres Bild im Kopf: Ziel sollte ein
ganzheitliches Digitalisierungskonzept
sein. Gemeinsam mit einem Sparringspartner
aus der IT machte er sich
auf die Suche nach einer geeigneten
Lösung. Um die unternehmenseigene
IT-Abteilung zu entlasten, sollte
die HR-Software Cloud-basiert sein.
Wichtige Kriterien waren zum Beispiel
Datenschutz, ein Serverstandort
in Deutschland, Revisionssicherheit
und eine integrierte Dokumentenerzeugung.
Da Warsteiner seit
vielen Jahren SAP im Personalwesen
und in anderen Unternehmensbereichen
einsetzt, sollte sich die Lösung in
dieses Universum integrieren lassen.
Bei seiner Recherche stieß Krotki auf
aconso und vereinbarte einen Präsentationstermin.
In einem ausgefeilten
Auswahlprozess konnte sich die Plattform
vor allem dank ihrer intuitiven
Benutzeroberfläche gegen Wettbewerber
durchsetzen. Andreas Krotki
erklärt: „Wir haben viele Anwender,
die nur wenig Berührungspunkte mit
administrativen IT-Systemen haben.
Daher muss die Bedienung einer HRSoftware
selbsterklärend sein. Eine
Führungskraft muss reinklicken und
sich sofort zurechtfinden. Das ist bei
aconso sehr, sehr einfach. Spannend
fanden wir auch, wie harmonisch die
Lösung mit SAP verzahnt ist.“
Einfacher gehts kaum
Im August 2020 begann die Umsetzung
des Projekts. Bis zur Einführung
dauerte es nur sechs Wochen. aconso
holte die 1.100 aktiven Bestandsakten
ab, scannte sie ein und brachte
sie wieder zurück. Parallel dazu hatte
das Warsteiner-Team bereits eine große
digitale Dummy-Akte erstellt, die alle
wichtigen Dokumentenvarianten der
verschiedenen Brauereien enthielt
und die Struktur für die digitale Perso-
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