Warsteiner Bierkästen bei der Abfüllung
nalakte festlegte. Sie diente als Vorlage
für den Scan-Automatismus, sodass er
die digitalisierten Dokumente an der
richtigen Stelle ablegte. „Das hat wirklich
problemlos geklappt“, freut sich
Andreas Krotki. Besonders die schnelle
Umsetzung überzeugte ihn. aconso
blickt mit über 20 Jahren Erfahrung
auf zahlreiche erfolgreiche HR-Digitalisierungsprojekte
zurück und hat
basierend darauf eine Best-Practice-
Lösung zur Schnelleinführung der
digitalen Personalakte entwickelt. In
ihr sind Funktionsumfang und wichtige
Konfigurationen bereits vordefiniert
– etwa ein Datenschutzkonzept
mit bewährten Löschkriterien
und -fristen, die sich bei Bedarf noch
individuell anpassen lassen. Auf diese
Weise vermeiden Verantwortliche kostenintensive
Fehler und es bedarf keiner
aufwendigen Konfigurations-Sessions
mehr. Stattdessen ist die Akte
innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit
und problemlos mit weiteren HRLösungen
kombinierbar.
Krotki meint außerdem: „Sehr charmant
finde ich auch, dass tatsächlich
alles textlich ausgelesen wird. Wir können
die digitalen Akten jetzt einfach
nach Schlagworten durchsuchen. Das
ist wahnsinnig hilfreich.“
Vor dem Go-live entwickelte das Projekt
Team noch das Rechtekonzept und
nahm die SAP-Integration vor. „Auch
das war sehr einfach“, lobt Krotki. „Es
waren nur kleine Anpassungen nötig.
Ich glaube, wir hatten die digitale Personalakte
in einem Drei-Stunden-Call
integriert.“
Genauso unkompliziert verlief die
Einführung der digitalen Dokumentenerzeugung
von aconso. Nachdem
der Münchner HR Service Provider
die Mastervorlage für die Arbeitsverträge
angelegt hatte, konnte das Warsteiner
Team weitere Standarddokumente
selbst erstellen. Dank der einfachen
Dokumentation und Bedienung
kamen auch die Auszubildenden problemlos
zurecht. „Im Endeffekt funktioniert
das ein bisschen wie ein Serienbrief
in Word“, so Krotki. „Eigentlich
hatten wir Budget zurückgestellt,
um mehr Vorlagen von aconso erstellen
zu lassen. Das haben wir gar nicht
gebraucht.“
Große Arbeitserleichterung
und mehr Sicherheit
Die Personalabteilung nutzt die digitale
Personalakte und Dokumentenerzeugung
von aconso seit mehreren
Monaten intensiv und ist von der
Arbeitserleichterung begeistert. Auch
der Betriebsrat hat schon Zugriff und
sammelt erste Erfahrungen. Die Personaler
finden Informationen jetzt
sofort, ohne dass sie lange suchen
müssen. Dokumente können sie ganz
einfach per Drag & Drop ablegen. Sie
greifen auf einheitliche, standardisierte
Vorlagen zu, die sofort wieder
in die digitale Personalakte zurückgespeichert
werden. So ist sichergestellt,
dass alle Mitarbeiter stets die aktuelle
Version verwenden.
Als Nächstes sollen Berechtigungen
für die Führungskräfte und Mitarbeiter
freigeschaltet werden. Im Moment
wird die Lösung so eingerichtet, dass
die Anwender direkt von der vertrauten
SAP Success Factors-Oberfläche auf
ihre Personalakte kommen. Durch die
Integration können sie mit einem Klick
auf Daten und Dokumente in der digitalen
Personalakte zugreifen – ohne
System- und Designbruch. Dadurch
wird die Nutzung für Führungskräfte
und Mitarbeiter maximal einfach und
komfortabel. Auch Dokumente lassen
sich einfach über SAP Success Factors
hochladen und direkt in die digitale
Personalakte verschieben. Zudem ist
das SAP-Berechtigungskonzept eins
zu eins auf den Zugriff auf Daten und
Dokumente in der elektronischen Akte
übertragbar.
Nächste Schritte sind geplant
Schritt für Schritt schreitet Warsteiner
mit der Digitalisierung des Personalwesens
voran. Perspektivisch will die
Warsteiner Gruppe auch den Zeugnisgenerator
des HR-Spezialisten einführen
und die digitale Signatur mit Docu-
Sign. So werden durchgehend digitale
Dokumentenprozesse möglich. Andreas
Krotki hat noch viel vor: „Wir
wollen die Digitalisierung in einen größeren
Rahmen fassen. Im Zusammenspiel
aus aconso und SAP haben wir
die Grundlage für ein ausbaufähiges
Gesamtkonzept geschaffen. Dabei ist
für den Endanwender alles aus einem
Guss.“ (le) Q
18 GETRÄNKEINDUSTRIE · 9/2021